מענה טלפוני - כשהעסק שלכם עמוס

אחד הדברים שאתם חייבים לדאוג להם, גם כאשר העסק שלכם עמוס מאד, ואולי אפילו במיוחד כאשר העסק עמוס מאד - הוא הנושא של מענה טלפוני ללקוחות השונים, בין אם הם לקוחות חדשים או לקוחות ותיקים. זו כמובן בעיה, שכן העסק שלכם כרגע עמוס בפניות רבות, ונראה שאתם לא תצליחו לספק להם מענה בזמן, ובמקום זה הם ימתינו זמן רב על הקו, יתעצבנו ואולי אפילו יתלוננו או יעזבו למתחרים. אחד האמצעים להבטיח שתמיד הלקוחות יקבלו מענה טלפוני הוא להיעזר בשירותי מיקור חוץ בתחום הנ"ל - אבל איך זה נעשה?

מיקור החוץ שיעזור לכם בעומס

הרעיון של מענה טלפוני שנעשה מבחוץ, הוא להבטיח שגם בשעות העומס בעסק שלכם, הלקוחות שלכם יקבלו מענה מידי, מבלי שהם ירגישו שמזניחים אותם או שלא עוסקים בפניה שלהם. איך זה עובד? מוקדנים חיצוניים יספקו מענה טלפוני לעסק שלכם ברגע שהם יראו שאצלכם יש עומס בשיחות - ואז השיחות בעצם יופנו אליהם באופן אוטומטי. המוקדן עונה ומציג את עצמו כעובד מטעם העסק שלכם. הוא רושם את הפניה של הלקוח, מבין גם עד כמה היא דחופה לפי דברי הלקוח, ומעביר אליכם את ההודעה - בין אם באופן בהול ובין אם במועד קבוע שאתם תקבעו מראש עבור פניות רגילות. כך אתם תוכלו לקבל באופן מרוכז את כלל הפניות דרך שירות של מענה טלפוני, לבצע ביניהן סינון, ולחזור ללקוחות בזמנים אחרים, כשהלקוח חש שמטפלים בפניה שלו בצורה הטובה ביותר.

רק לשעות העומס?

אמנם הצגנו כאן את השירות של מענה טלפוני ככזה שמתאים בעיקר לשעות העומס, אך חשוב להבין כי שירות של מענה טלפוני יכול להתאים גם לשעות נינוחות בעסק אם תרצו, ואפשר להרחיב את השימוש בשירות כאוות נפשכם ולפי הצורך שלכם.